להזיז את הגבינה ולשרוד

איך הובלתי שינוי במערכת קיימת ושרדתי לספר

האתר הישן עובד (בערך...) ומערכת ניהול הלקוחות עושה את העבודה (כמעט...) וכולם מבינים שנידרש עדכון ושינוי שישדרג משמעותית את התפעול ללקוחות, בין אם הם עובדי החברה ובין אם הם לקוחות קצה.

אבל כולם פוחדים לעשות את הצעד ולצאת לדרך החדשה... ויש כאן משמעויות כספיות לא קטנות...

אך מעבר להן, יש כאן הרגלים שאותם קשה לשנות .

יש משהו נוח ונעים במערכת ותיקה למרות כל המינוסים הקיימים בה ועובדי החברה לעיתים מרגישים בתוך המערכת המוכרת כמו בתוך נעלי בית ישנות ונעימות – הם לא מוכנים להיפרד.

אז איך מתמודדים עם שינוי מערכת קיימת?

יש כמה צעדים לאורך הדרך שיכולים לשפר את התהליך, הן ארגונית והן מוצרית .

ריכזנו עבורכם 5 דברים שיעזרו לכם להוריד התנגדויות ולעבור את התהליך בשלום:

הקדישו זמן וחשיבה להגדרת השינויים הנידרשים

שלב הגדרת השינויים הנדרשים והצרכים לפעמים נראה ברור מאליו אך הוא אחד החשובים בשינויי גרסא. השינויים צריכים להצדיק את עצמם מבחינות רבות.

שינויים מהותיים מלווים בעלויות גדולות ושינויים מערכתיים שייתכן מאוד והחברה אינה בנויה לכך ביום אחד.

על מנת לתכנן את השינוי מומלץ להתמקד בשלושה תחומים:

· לקוחות קיימים - איך השינוי ישפיע עליהם? האם השינוי במוצר ישפר את רמת השירות והפעילות הקיימת?

· לקוחות פוטנציאליים - מה צריך לשנות במוצר על מנת להגדיל את הריווחיות וליצור לקוחות חדשים?

· הארגון – האם השינוי ישפיע על נהלים, תהליכים ותפקידים קיימים? האם קיימים גורמים בארגון שעלולים להכשיל את תהליך השינוי?

שינוי אמיתי מתחיל מלמעלה

אמנם חשוב לרתום את הגורמים השונים בארגון לשינוי במוצר, אבל על מנת שהשינוי יצליח באמת, נדרשת מחוייבות ותמיכה ישירה של הנהלת החברה, החל ממנכ"ל החברה והצוות הניהולי.

מחוייבות שכזו אינה מובנת מאליה, ואתה חייב לוודא שהנהלת החברה מודעת למשאבים הנדרשים ולהשלכות של התהליך.

זיהוי הכוחות המתנגדים ורתימתם

על מנת להוביל ביעילות את השינוי, כדאי להכיר את הכוחות בארגון מולם אתה נמצא. ישנן ארבע תגובות טיפוסיות לשינוי:

הקורבן - אלה הרואים בשינוי התקפה אישית על אישיותם, על תפקידם, על עבודתם או על תחום אחריותם. נקודת המבט שלהם מתבססת על האופן שבו השינוי עלול להשפיע עליהם באופן ישיר או עקיף.

המשקיף מהצד - קבוצה זו היא לא בעד ולא נגד שינוי. הם לא יתנגדו במישרין לשינוי, וגם לא יפעלו באופן יזום לטובתו. המשקיף מהצד מעדיף פשוט ללכת עם הזרם, לא רוצה לעשות הגלים בתקווה לטוס מתחת לרדאר לנצח.

הביקורתי - יתנגדו לכל שינוי במצב הקיים. קחו בחשבון שלא כל הביקורתיים יביעו את ההתנגדות שלהם באופן גלוי.

הביקורתיים ינסו לשבש את השינוי מאחורי הקלעים באמצעות השפעתם על אחרים, בצורה גלויה או נסתרת. התומך - התומכים לא רק מחבקים את השינוי, הם יביאו את היוזמה לשינוי. כמו המבקרים, חשוב לזהות את התומכים בשלב מוקדם של התהליך, לא רק בשביל לבנות את בסיס הכוח לשינוי, אלא גם בשביל לספק תנופה והתלהבות לתהליך עצמו.

לאחר שתזהה את הטיפוסים השונים אתה חייב לכלול את כולם בתהליך, לספק מידע רלוונטי במידה הנכונה לכל אחד מהם, ולא להרפות.

עם מסרים נכונים ומעורבות אפילו יריבים ניתן להמיר לבעלות ברית.

'SHARE the VISION'

יחסי ציבור לשינוי, בתוך הארגון ומול הלקוחות, חשובים לא פחות ואף הכרחיים!

הגדירו את החזון ועזרו לגורמים השונים להבין לאורך הדרך עד כמה הם תורמים להגשמתו. כשכל גורם בארגון יידע את חזון השינוי, ויידע שהוא לוקח חלק בו כולם יהיו נלהבים יותר להתחיל לעבוד ולקדם עניינים.

בחירת ספק שילווה את החברה בשינוי

בחירת חברה נכונה שתלווה אתכם בחשיבה, באפיון ובעיצוב יכולה לעשות את ההבדל.

ספק חיצוני משוחרר משיקולים ומאבקי כוחות פנים ארגוניים. הוא יכול לבחון את התהליך והדרך לפתרון באופן אובייקטיבי, נקי וללא דעות ותפיסות מוקדמות.

שינויים הם לרוב מאתגרים ומורכבים, התפקיד שלנו הוא להוביל אותם ולגרום להם להצליח